時間管理術で充実した日常を

テクニック

こんにちは、はっせーです。

仕事を充実させ、プライベートも充実させたい!
皆が想う理想像。でも現実は仕事に相当の時間を割かれ、平日の飲み会や週末のお誘い事も、時には断りたいという気持ちになった事はありますか?

仕事とは、優秀で出来る社員の元に集まってきます。
社内では資料作りや発表の機会、特別な研修の受講、後輩の指導など。
顧客からは頼られるので、依頼事や調べ事、雑用などあれこれ増えます。
顧客から、色々と依頼される社員は間違いなく、仕事の成果が出ていました。

逆に出来ない社員は、社内・社外と依頼事項が無いので、暇そうにしており業務量の違いに腹立たしい思いも持っていましたね。

さて、管理職になって直ぐの時ですが、仕事内容に慣れていない事もありましたが、強烈に時間に追われました。
当時、部下が11人居ました。部下との仕事での同行で新幹線移動も多く、現地の顧客に朝8時面会となると、必然的に朝が早くなり帰りも遅くなる。
仕事量も増え、慢性的な睡眠不足になりました。

自分の何が悪かったのか?

内勤業務としては、具体的なアクションや方針、モニター方法の検討、レポート作成、会議資料作成、部下との面談など。
外勤業務は、顧客への部下との訪問・OJT(On the Job Training)があり、外勤の時間コントロールが部下主体となり自由が利かなくなっていました。

会社からは部下とのOJTを、部下全員に月2回とか指示が来ていましたが、当時11人の部下は全国で一番多く、少ない所は6~7人と全然業務量が違っており、睡眠時間を削ることになり最悪のケースでした。

完璧を求めない、手を抜く事も大事と気付く

結論から言うと、出来ない事は出来ないと割り切りました。
内勤と外勤のバランスは大事。
業務を積み上げ方式ではなく、何かを入れると何かを削る。
当たり前かも知れませんが、最初は皆さん頑張ってしまい無理をします。

誰しも業務量は多いと思います。
私もそうでしたが、あれもこれもと項目数の多さに、気持ちが潰されそうになる事もあるでしょう。

焦っても良い結果は出ないもの。
何を実施すべきなのか、どの程度の時間が必要なのか?
締切り期限は?誰かに任せれないのか?
ルーティン業務で、予定変更やキャンセル出来るものは無いのか?
顧客との面会、本当に自分がそこに居る必要があるのか?

実施項目を紙に記載など明示させ整理し、スケジュール帳も確認し予定の最適化をする。分散と削除です。

自分の経験上、予定は月初に詰めすぎない。
空白の日・時間帯を、全体の2~3割に作っておくことが肝要だと思い知りました。
仕事などは常に舞い込んでくるもの、空いている日も結果的に埋まります。

忙しい事は結構ですが多忙だと考える暇も無く、良いアイデアは浮かんで来ません。
気持ちに余裕がある時に、ふと「こうすれば良いかも?」と浮かんでくるものです。

誰しも1日の時間は同じ、気持ちの余裕が持てるよう予定は少なめに、頑張りすぎない事です。