その用件、電話やメールだけで済ませていませんか？

こんにちは、はっせーです。

仕事をしていると、当然のように予定外の所要が舞い込んで来て忙しくなるもの。
忙しくなると、時短で簡易なコミュニケーション（時間と手間を要しない）に移行しがちです。

簡易なコミュニケーションが悪い訳では有りません。効率性が高ければ、お互いに面倒では無いと思います。
ですが人のコミュニケーションとは、言葉に出さない感情が付きもの。
やや疑問な部分があっても、聞こうかどうしようか躊躇い聞かない。わざわざ、メールや電話をしてまで確認するほどでも無い…、よって自分の判断で白黒をつける。
あなたはそのような経験、有りませんか？

あなたが、上司の立場の場合

相手が部下の場合、あなたが情報発信や仕事を指示する側。
簡易なコミュニケーションを取る・取らないはあなた次第。物事の伝達をメールだけにした場合、部下は理解出来るのでしょうか？

あなたは自身は、会社から管理職だけの会議で何時間も説明されたPPTを、部下にはメール添付にて事前に読んでおいてとか、後日説明するからとメールに記載しながら後日が無い、メール転送した事を忘れている、後日の説明時間は10分程度 etc
複数部署からのメールも多いので、そうなりがち。

心情的には判ります。会社とは同じような内容や資料を繰り返し説明してくるので、目新しい情報は無いと。会議時間が長くなるほど、重複資料が多くなりがちで無駄な会議は多い現状。メールの転送ばかりでは部下も忙しいので、全てに目を通しているなど有り得ません。
斜め読みが多いか、全く見てないかです。

何故、伝達事項が伝わらないのか？

管理職となったなら、転送するメールも多くなりがちですが、転送したら終わりでは当然マズイです。情報には重要度の高～低が有り、その判断は上司であるあなたがジャッジするべき。個々エリアでの状況により、本社が一概に高～低のアクションを伝達出来ない部分です。

速く伝えるべき情報は、部下に直ぐに転送すれば良し。
但し、上司としてはメール内容を理解する。添付のExcel等も見ること。可能ならExcelを加工して余計な情報は削除する、ポイントはピクチャ貼付も実施する等。
本社から送信されるデータは、送信する人のセンスにより、バカでかい容量の見難いダウンロードデータをそのまま添付してくる人も居ます。

部下の皆が机の上でPC作業出来る環境や状況では有りませんので、会社支給のスマホやi-Padで文章やPPT・Excelデータを見る事になります。
転送しますだけだと、例えば添付PPTが150枚、30MBのExcel等、何通も送れば要点は判らず見る訳が無い…、理解する気も起きません。

現場で仕事している方は、自分の業務＋αで会社からのメールの閲覧・理解・実行までがタスクとなります。あなたが思っている以上に現場は忙しいものです。